第三阶段：关注于会议的效果

1、你认为是否有更适合的人回答这些问题？

2、是否会议的时间太长，问题太多？

3、其他人是否能提供别的信息？

4、是否我们还有其他的问题没有问到？

处理冲突：沟通过程中不可避免地会产生冲突，在目标、动机、性格、气质上存在差异产生分歧就会导致冲突，我们必须重视并且正视冲突。冲突也有其有利的一面，它能够将问题暴露出来，使之及早得到重视；它能够激起讨论，澄清观念；迫使寻求求新的方法；培养创造性，更好地解决问题。处理冲突有下面几种方法：

1、回避或者撤出：卷入冲突的人员主动从这一情况中撤出来，避免发生争端。这种做法是一种消极的方法，会使得冲突积累起来，导致后来的逐步升级。

2、竞争或者逼迫：把冲突当成胜－负的局势，认为获胜比相互之间的关系更有价值，可能会导致人们的怨恨心里，恶化工作气氛。

3、调停或者消除：尽力在冲突中找出意见一致的地方，最多可能的忽视差异，对可能产生分歧的地方不进行讨论，但是这并没有将问题彻底解决。

4、妥协：寻求一个调和的折中解决方案，着重于分散差异。

5、合作解决问题：直接正视问题，寻求双赢的结局，尽力得到最好、最全面的方案，卷入冲突的人员都把对方所持观点的假设理解清楚，特别是那些发生冲突的部分，愿意放弃或者重新定义之间的观点、意见。可以看出这是最积极最好的处理冲突方法。

书面沟通：正视文件、备忘录或者邮件这些方式都属于书面沟通，它的特点是持久性。书面沟通应该仅仅用在必要的时候并且不会增加双方的工作量情况下使用，我们往往不愿意在琐碎的文档中寻找那些能够在下次会议上能口头沟通获得的信息，所有书面的表达必须清楚、简洁，不能附带与主题无关的其他内容，用短句来替代长句，用主动语态替代被动语态，避免使用双重否定或者古汉语词汇，措词要自然。书面沟通也是帮助记忆的一种有效方式。

讲演和报告：讲演和报告前要明确目的，准备书面提纲，充分准备多多练习，内容要简明，确认信息能被清楚、正确的理解，不要以数量而要用质量来打动接受者，多用图片、表格来说明问题。在讲演和报告过程中语言清晰流畅、句式简短、要点之间过渡自然，也应该尽量使用身体语言，有意识的微笑，同时放松双臂或者加上解释性的手势动作，会显得更加自信一些并且能够消除紧张情绪。讲演和报告一定要在规定的时间内完成，不要拖延，最好留出一段时间与听众进行相互沟通。

沟通的有效性差异很大，对需求获取是否成功起了决定性的因素，我们应该在关注获取需求的专业技术，同时看到沟通的重要性，而沟通的效率是可以改进的，需要我们努力去提高我们的沟通技巧。