车子出门，却只是为了到隔壁的便利商店买东西，听起来恐怕会让人觉得这是一件相当荒谬可笑的事。但是，在我们日常工作、生活当中，类似的情形难道不是经常发生吗？

举个例子来说，透过电子邮件可以把一个讯息同时发送给许多不同的对象，传送速度极快，费用也相当便宜，的确非常好用。但一家公司中的两个人，透过内线电话对谈五分钟便可以解决的事情，如果还要透过e-mail，打字写mail、回复、回答不清楚再问一次…。来来回回花的时间可能是打电话的十倍以上，沟通的效果却不见得好。

又好比说，以前开会做演示文稿，可能是一边报告一边在白板上写字画图，相当费事；如今，绝大部分公司开会，都是利用微软的Power Point软件制作投影片，精美、方便又省钱，而且透过动画功能可以让不同内容分批出现，藉以导引听者的思路。可是，如果漫无节制地在投影片上加入复杂却无太大意义的动画、音效，乃至于各式各样花俏的图案，反而浪费时间，听报告的人也很可能被弄得一头雾水。

这些情形跟开着车子出门，却只是为了到隔壁的便利商店买东西，岂非有着异曲同工之「妙」？

近来在网络应用方面相当流行e-learning。这对于员工人数众多、分散各地的公司而言，如果需要持续、高频度地对不同员工进行教育训练，的确是一种非常好的解决方案。然而，是否所有的教育训练都应该完全搬到网络上进行？对于一家只有十多位员工且集中在一间办公室里头的公司，是否那么迫切地应该马上采用？如果课程内容的寿命不长，或是使用的频度不高、人数不多，利用开会、书面化等既有的方式，可能比e-learning还要方便且有效。

事实上，效能强大的工具，其优势通常来自于速度快、可重复使用等特点；但相对地，这类工具的初期建置成本通常较高，或是使用前需要较长的准备时间。因此，效能强大的工具，比较适合用在处理「大量」的事物上，例如长距离、使用人数多、频度高、资料笔数庞大等等，透过「大量」，使得初期投入的各种成本经过平均之后显得相对低廉、有效率，如此一来，效能强大的工具才能产生其应有的效益。而不是拥有一项好的工具之后，便无处不用；有些时候，最原始的方法反而是最好的解决方案。

因此，当我们考虑是否要采用一项新的工具时，应该先要冷静地思考这项工具的用途与用法。一味地排斥，固然得不到运用工具所带来的好处；但如果过于迷信，同样产生不了太大的效果。因为一项好的工具，其应用的重点并不是「多用」，而是要「善用」！

(本文取材自「联强EMBA」，为联强国际集团内部管理课程主题)